Binnen iedere organisatie wordt anders omgegaan met ziekteverzuim. Een belangrijke leidraad in het verzuimbeleid is het verzuimprotocol. Hierin staan de spelregels die gelden bij ziekte. Is het verzuimprotocol helder en bekend in jouw organisatie? In de praktijk merken we vaak dat dit (nog) niet zo is. Daarom zetten wij op een rij wat niet mag ontbreken in het verzuimprotocol.
Wat is het doel van een verzuimprotocol?
In het verzuimprotocol leg je de verantwoordelijkheden, rechten en plichten van zowel werkgever als werknemer vast. Het geeft weer hoe jij als werkgever omgaat met ziekteverzuim binnen de organisatie. Een goed verzuimprotocol zorgt voor duidelijkheid in de processen en voorkomt onbegrip en irritatie.
Tip van invita: Zorg ervoor dat het verzuimprotocol bij iedere medewerker bekend is. Zo voorkom je dat afdelingen of individuele werknemers hun eigen interpretatie geven aan het verzuimbeleid.
Welke informatie mag niet ontbreken in het verzuimprotocol?
Arbodienst
Arbodiensten zoals invita arbo adviseren over het voeren van een gestructureerd een goed beleid voor arbeidsomstandigheden en verzuim. In het verzuimprotocol vermeld je welke arbodienst je hebt ingeschakeld. Ook verwerk je de richtlijnen van deze arbodienst in het protocol. Benadruk ook hoe medewerkers toegang krijgen tot de bedrijfsarts.
Ziekmelding
In het verzuimprotocol beschrijf je hoe een medewerker zich ziek moet melden. Geef het volgende concreet aan over hoe de medewerker zich ziek moet melden:
- Bij welke personen (vaak de directe leidinggevende)
- Op welke manier (telefonisch, of is een appje al genoeg?)
- Vóór welk moment (aan het begin van de werkdag)
Contact en bereikbaarheid
Neem in het verzuimprotocol duidelijk op welke contactmomenten er zijn. Zoals het telefoontje van de arbodienst of bedrijfsarts. Welke vragen worden gesteld en wanneer de medewerker dit kan verwachten.
Ook het contact tussen jou als werkgever en de medewerker wordt toegelicht. Beschrijf op welke termijn en op welke manier contact plaatsvindt. Leg ook uit welke onderwerpen dan worden besproken. Hiermee zorg je ervoor dat medewerkers bij ziekte zich minder gecontroleerd voelen.
Stappenplan Wet Verbetering Poortwachter
De Wet verbetering poortwachter schrijft verplichtingen voor waaraan moet worden voldaan bij (dreigend) langdurig verzuim. Neem deze stappen op in het verzuimprotocol zodat voor alle partijen helder is wat wanneer gedaan moet worden. Benadruk dat dit een gezamenlijke verantwoordelijkheid is.
Vakantie tijdens ziekte en ziekte tijdens vakantie
Ook (langdurig) zieke medewerkers hebben recht op vrije dagen en vakantie. Dit mag het re-integratieproces natuurlijk niet belemmeren. In het verzuimprotocol kan worden opgenomen dat vooraf advies bij de bedrijfsarts wordt ingewonnen. In ieder geval moet het verzuimprotocol beschrijven wat de zieke medewerker moet doen als hij op vakantie wil gaan, maar ook wat hij moet doen als hij ziek wordt op vakantie.
